一、设备管理及维护的重要性
管理活动中，对于会场设施管理可以分为硬件管理和软件管理两个方面，其中硬件管理是指：为了使会展顺利地召开和进行而对会场中真实存在的设施设备进行的管理的过程。 硬件管理的重点包括：
①安全是重中之重。要保证消防系统、消防、防火装置、警报系统、广播系统、紧急照明系统、后备发电机、控制中心等的正常运作；会展场馆的工作人员也必须经过专业的训练以处理随时可能发生的火警或其他突发紧急事故。
②提供舒适的环境。向场馆使用者和出席会展活动的人提供舒适的环境，使活动可以顺利地进行，是会展设施管理的基本责任。
③保证物品进出便捷。运输通道，如车道、货梯等一定要保持通畅，以配合会展活动的要求使得大量的设备和展品可以在既定时间内顺利进出会展场馆。
④会展设施的维修保养妥当。妥善保存和维护设施设备，以避免在使用时出现故障。
⑤权衡增添特别设备或器材的成本。增加设备时需要考虑到其效用和成本，权衡之后在作出决策。
⑥注重环保。会展场馆需要尽量增加废物的循环再使用，甚至可以规定不允许会展期间在场馆内使用不环保的物料。