1、确定好来访时间和交通工具，做好接待工作：当确定外宾将要来访的时候一定要提前联系外宾，确定外宾的航班和起飞时间，这样就可以从容的安排相关人员前往机场迎接或者做好校内接待工作。
2、安排一位英文好的工作人员全程陪同：对于很多外语并不好的人来说，与外宾交流就显得比较困难了。因此为了来访期间的工作能够迅速有效的开展，最好安排一位英文较好的工作人员全程陪同，作为外宾在华的零时翻译协调好外宾的一切事项。
扩展资料：
欢送外宾注意事项：
1、欢送来访客户：欢送是整个接待过程最后服务，要认真对待，给客户留下难忘的美好印象，核实客户离去所乘航班或车次抵达时间，地点有无变化以及飞机(火车)停靠的情况。
2、按照接待方针和接待方案：设计和实施欢送礼仪，为了表示隆重，参加接待服务的人员在客户住地列队欢送，欢送人员目送客户所乘飞机，火车启动后再返回。
3、扫尾工作：主要包括清理房间，接待费用结算和资料汇总归档等。
4、总结经验：每次接待任务完成后，要及时认真进行总结。肯定成绩找出差距，对有突出贡献的单位和个人进行表彰。通过进行总结经验教训，深化对接待工作规律的认识，促进接待工作水平不断提高。
参考资料来源：百度百科-外宾
参考资料来源：百度百科-接待